システムを使った勤怠管理・便利な集計
～勤怠システムを導入するとこんなに便利～

【公開日：2024.5.21】

勤怠管理は大変な作業です。一人一人の時間を記録まではともかく、残業時間も適正に判断して、足し算して、誰が何時間やったと把握するだけでも面倒です。

過去の動画でも解説した36（サブロク）協定に関しても、一人一人が時間オーバーしていないか、厳密に管理する必要があります。

例えば、

• 1か月45時間を超える残業は年間6回まで
• 残業の時間の上限は年720時間まで
• 休日労働と併せても月100時間未満、2～6ヶ月間平均して80時間以内

などがあります。そこまで管理するとなると、Excelなどに慣れた方でも面倒なのではないかと思います。

ジョブカン勤怠の場合

必要な情報を「月単位」などで計算して、データ化が可能
→Excel表計算ソフトやデータベースにも利用できる

キングオブタイムの場合

細かい設定は必要
→欲しい情報を出力したり、複雑な働き方や組織の管理などに有用

有給休暇などの管理も手動だと大変です。誰が何年目だから何日で、この人は週3で、月何時間だからと考えて行う必要があり、Excelなどでも相当慣れていなければ難しい作業です。

また、有給管理簿も有給休暇が付与される全ての従業員を対象に作成しなければいけません。
記載しなければならない項目や保管する期間は労働基準法で決められており、作成・保管しておかなければ労働基準監督署から是正勧告を受けたり、や従業員一人あたり30万円以下の罰金もあり得ます。

実際にシステムを使用した場合（ジョブカンの場合）

従業員の入社日や起算日などの基本情報を入力すると、以下が自動またはボタン一つで行うことができます。

• 有給付与の計算
• 毎月の有給休暇を取得した情報を記録
• 有給管理簿の作成

システムを用いた勤怠管理を利用するの利点の一つとして、「従業員皆様一人一人が間違えないことを支援できる」ということが挙げられます。

打刻について

従業員本人が「出勤」を押すことで、システムに時刻が残ります。紙のタイムカードを手入力する手間がなくなり、打刻時に時刻の記載がないため、間違えることがないという利点があります。

届出について

勤怠システムが有給などの届出の内容を把握しており、申告内容に不備がある場合は登録できないようになっています。

システムの管理者は、打刻がちゃんとできていない従業員や、打刻ができていない日や届出の状況を確認することができます。

管理者はその人その人が打刻できているかをチェックするだけで確認作業が終わります。また、管理部門のある企業様の場合、勤怠情報を集計の後に差し戻すという作業を行うこともありますが、システムによる勤怠管理を導入することでこれらの確認工数を減らすことが可能です。

システムを用いた勤怠管理において、以下のように打刻そのものの不正も回避できることも大きな利点です。

• 本人にしかログインできないことで不正防止
• 打刻した場所の記録も可能
• 専用のカードを使わせる、打刻機を使わせるなど打刻を限定する方法も自由

勤怠システムもどんどん改良されて良くなっています。各企業様に合った形でシステム設定をすることで業務が楽になるだけでなく、これまで見えていなかった残業の実態なども図れて、経営判断にも役立てられたという事例も聞きます。当社は、この勤怠設定導入に労務のプロとして支援させていただいております。

ご興味がありましたら、是非ご相談ください。

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