【公開日：2024.2.2】

人事労務業務のデジタル化支援
～DX化を目指して一歩踏み出しましょう～

従業員の勤務時間に応じて、雇用契約書で定められた賃金を支払うというのが労務管理の根幹であるてため、労働時間の管理は労務管理の基本と言えます。
会社は労働時間の労働日ごとの始業終業時刻を確認し、適正に記録することが責務となっています。

労働時間の確認方法として、下記が定められています。

原則

1. 使用者が自ら現認
2. タイムカード、ICカード、PCの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として確認

例外

自己申告（1～3全て満たした場合のみ）

1. 自己申告制の適正な運用等「ガイドライン」に基づく措置等十分に説明すること
2. 自己申告の労働時間とパソコンの使用時間等から把握した時間との間に著しい乖離がある場合には実態を調査し、労働時間を補正すること
3. 使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないこと
   更に、36協定の延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働者等において慣習的に行われていないか確認すること

※例外というだけあって、細かい要件があります。労働時間管理は使用者の責務なので適正に行う必要があり、客観的に確認できるものではない自己申告制をICカードの電磁的記録などに匹敵するような客観的証拠とするためには、それだけハードルが高いということです。

勤怠管理ツールに関する調査の結果から、2022年9月時点で大体3分の1の会社が勤怠管理ツールを導入しています。

1位　自社システム（32％）
2位　勤怠管理ツール（30％）
3位　わからない（21％）
4位　タイムカード、手書き（17％）

1位　管理しやすい
2位　わかりやすい・操作がシンプル
3位　業務負担が少ない／減った
4位　時間短縮につながっている
5位　様々な雇用形態、業務に対応している
6位　色々な端末・方法で利用できる
7位　コスト削減につながっている

200名、病院・介護事業の勤怠システム導入事例

勤怠システム導入前

• 勤怠の集計作業をタイムカードから手書きの表へ入力
• 1人ずつ給与計算ソフトに入力
• シフト作成、有給休暇管理簿をエクセルで作成

勤怠システム導入後

• 勤怠を自動で集計するため、集計の手間がなくなった
• 勤怠システムから出力したデータをそのまま活用することができるようになった
• シフトをシステム内で作成・公開することで、他事業所の分もすぐ確認することができるようになった
• 有給休暇管理簿をボタンひとつで作成することができるようになった

勤怠や給与計算関係をデジタル化することで、管理部など勤怠給与計算業務に関わっている部署の方々の勤怠集計等に割いていた時間を削減できる可能性があります。

• 残業の削減
• 集計に使っていた時間が浮き、仕事の効率が上がる
• 後回しになっていた作業への着手
• 新しいことへのチャレンジ

• 就業規則（法律）とツールの設定との整合性がとれ、安心して運用できる
• 就業規則の変更に対応することができる
• 他社の業務フローやメリット、デメリットを知ることができる
• 法律・設定に熟知した専門家に安心して任せることができる
• 専門家に任せた方が導入・運用が早く進む
• 会社の実情に応じたツールの導入提案を受けることができる

社労士事務所のメリットだけではなく、システム導入支援実績を積んでいるエフピオだからこそお伝えできるシステム導入あるあるや他社の運用事例があります。こちらをご紹介しながら、御社のお悩みを聞かせていただき、解消につながるよう伴走していきます。
企業さまごとにどのシステムが良さそうか、機能はどこまで使えそうかなど、一緒に作り上げていきます。現状の業務フロー、必要な機能を洗い出す、システムの選定を見積もり、トライアル導入を経て、必要であれば管理者従業員様向けの説明会を実施し、本格導入の流れとなっていきます。

勤怠システム導入の流れ

1. 現状の業務フロー・必要な機能の洗い出し
2. システム選定、見積もり
3. トライアル導入
4. 管理者・従業員向け説明会
5. 本格導入

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