社員座談会
〜みんなでやりきるチームFpeo〜

海老原: リーダー。エクセルマクロ大好き。社長への連絡係と雑用担当。想いが熱くなり暴走しがち。

深山: 海老原の暴走を止める人。手書きの進捗管理表を作成。プロジェクトの進捗チェック係。

杉川: 自動化できない特殊な書類作成を担当。これまで一人で行っていた業務を松岡に伝授。

松岡: 杉川の弟子。コンサルタント志望。専門的知識を習得しながら着実に物事を進めていく。

毎年必ず発生する労働保険の申告は、社会保険労務士事務所にとって絶対的なイベントの一つ。今までは1人のリーダーを立てて進捗管理を行い、各スタッフが1つのお客様の全てを担当するスタイルで成し遂げてきたが、お取引いただくお客様が増えることで、申告に関する業務が増大してきた。このままでは事務スタッフが目の前のタスクに忙殺されてしまう。状況を懸念した海老原がみんなに声をかけ、業務効率化を目指したIT導入プロジェクトがはじまった。

20分近くかかる作業をマクロで2分に。
そんなことって可能なの？

海老原: 労働保険の申告は毎年恒例の私が好きなイベント。ありがたいことにお客様がどんどん増えていることもあって、やりがいはあるけど大変になってきた。将来を考えたとき、もっと効率的にやれる方法を考えたほうがいいな、と。私はエクセルのマクロを書くことが大好きなので、エクセルを使用し、元となる給与データを加工して、申請用データを作成する作業を、自動化したいと思った。でも事務所のみんなで取り組んでいく大きなイベント。一人じゃ何も進められないので、まずは深山さんに声をかけたんだよね。

深山: はい、最初に巻き込まれました（笑）でも、実現できたらすごいなと思って、すぐに熱くなりました。私は海老原さんの秘書役となって、プロジェクト全体の進捗を管理するため、まずは大きな模造紙でカレンダーを作り、何がどこまで進んでいるのか可視化することに注力しました。

海老原: わたしたち2人の熱量がすごくて、最初はちょっと事務所のみんなと温度差があったんだよね。

杉川: これまで1社につき20分かかっていた入力作業が2分でできるようになる！と。そんなこと可能なの？と思ったけど、冷めていたわけじゃないよ（笑） 2人がすごく楽しそうにやっている姿がいいなと思ったし、最初から応援してました。平熱で（笑）

松岡: 私もすごいなーと。模造紙が張り出されて、本気を感じました。マクロができあがって、ボタンをポチっとしたとき、エクセルのフォーマットに次々と数字が入力されていって、最後に送り状まで自動で印刷されたときには感動しました。みんなから歓声があがったよね！

海老原: その「わー！」という一瞬のためにマクロを書いてきたようなもの。がんばってきたことが報われました（笑）

自動化できることと、できないこと。
みんなでやりきる大きなプロジェクト

杉川: 私がプロジェクト内で担当しているのは、自動化できない特殊な書類の作成。企業ごとに必要な書類が異なるので、不足がないか確認をして、最終的に役所に提出するまで責任を持つのが私の役割。今まで一人でやってきた作業を、松岡さんにも伝授することで、やれる人を増やすというのが今回のチャレンジでした。

松岡: それで白羽の矢が立って、私が杉川さんの最初の弟子になった（笑）書類を作成するときにお客様に必ず確認しないといけない項目があったり、役所との密接な連携が必要だったり、初めて知ることが多くてとても勉強になりました。

杉川: 松岡さんがすごく意欲的に取り組んでくれて、先回りして動いてくれたので、作業がすごく軽減されました。属人的な業務があると、何かあったときに対応することが難しくなる。来年はできる人をさらに増やすことも考えられるので、すごく安心です。

海老原: 労働保険の申告は、自動化できる作業と、人がやらないとできない作業があって、その２つが組み合わさっている場合もある。全体で大きなプロジェクトになるのでチームが連携して進めていく必要がありました。それで、深山さんが模造紙でスケジュールを作ったのだけど…。

深山: 新型コロナウイルスの影響で、スタッフが予定していたとおりに出社できないといったこともあり、進捗管理表を活用しきれませんでした。「書類作成済」「チェック済」ということがそれぞれわかるように、ぴったりのスタンプを探して買ってきたのに…。

杉川: でもマクロができたことで、エクセルに入力するスピードが20分から2分になって、物理的な時間をかなり削減できたよね。

松岡: もし今回新しいことに取り組んでなかったら、一体どうなっていただろうと思います。

海老原: 自動化する作業と人がする作業、それぞれのチームが作業負荷を軽減する取り組みをしてきたことで、結果的には、1社も提出期限に遅れることなくやり遂げることができた！

無事やり遂げて達成感はあるけど
もっとよくしていきたい

海老原: プロジェクトが一段落して感じていることは？

松岡: ほとんどわからないところから教えてもらって、自分のスキルアップになったなと思う一方、細かいところで反省点もありました。もっとマクロチームと連携できるところがあったし、お客様に書類の説明をするときにうまく伝えられなかったところもあります。そうした反省はあるけれど、ここにいるメンバーだけじゃなくて、全員でやり抜いたプロジェクトなので、すごく達成感がありますね。

杉川: やっぱり全部間に合ったというのがよかったことです。今回経験したことを活かして、どう教えたらもっとわかりやすいのかといった、次をもっとよくすることを考えられるのもいいですね。

深山: わー、すごく早く終わったなと（笑）それが率直な感想で、業務を効率化できたことを実感しています。でもコロナの影響で100％の状態でできなかったことはやっぱり心残り。今回やり切れなかったプロジェクトを盛り上げる工夫を全部やったときに、どんな成果が生まれるのか。そこはすごく興味があります。

海老原: 私の熱い気持ちを、同じ熱量でやってくれる後輩ができて嬉しい！（笑）改修ポイントを見つけてあるので、来年はもっとよくできるはず。さらに先でいうと、自動的に蓄積されていくデータは、ここにしかないすごく価値のあるものだと思うので、そこから何かお客様に還元できるような情報を見つけて、新しい価値提供をしていけたらいいな。

どんどん変わっていくから
挑戦することを楽しめる人がいい

海老原: これは採用のための座談会なんだけど、みんなが一緒に働きたいと思う人は？

深山: 私が入社してから成長できたと思うのは、みんなで同じ仕事をすることで、俯瞰的にまわりを見ることができるようになったこと。全体の進捗を気にしながら自分がどう動くか考えたり、自分とは違う発想を目にして感動したり、以前より柔軟にものを考えられるようになりました。その経験も踏まえて、ここに向いていると思うのはゆとりがある人。どんなことにも挑戦してみたいと思う人がいいですね。

杉川: 向上心のある人は、楽しく仕事ができる職場だと思います。これから入社する人にとっては、仕事のひとつひとつがやったことのない新しいこと。初めてのことに「どうしよう」と思うのではなくて、まずやってみようと考えられる人がいいですね。

松岡: やることもどんどん変わっていくので、いろんなことに対応できる人。ただ言われたことをやるのではなくて「どうしたらいいだろう」と自分の頭で考えられる人。上司に何か相談すると、「じゃあ、どうしたらいい？」と逆に聞かれます。だから、まず自分で「こうしたほうがいい」ということを考えてから相談するようになります。