社員座談会
業務効率を向上させる「タスク整理プロジェクト」

金安めぐみ: 全体のまとめ役。業務推進チームのリーダーであり、人材育成もミッションにしている。

松井碧城: このプロジェクトの推進役。次世代のエフピオを考えながら改善点を整理していく。

杉川理恵子: 在籍経験が長く、エフピオで発生するあらゆる業務に精通する立場から意見を出す。

田中裕人: 議論された内容をわかりやすく資料にまとめ、課題や改善点を冷静に整理していく。

伊藤美由起: 労働保険関係に強く、現場視点から細かな業務を洗い出し、抜けもれを防いでいく。

エフピオは2023年に新しい業務管理システムを導入した。機能は大幅に拡充されたが、一方で、やり方が変わったことで、これまでシンプルにできていた作業が複雑になってしまうなど、システムをもっと使いやすくしていく必要性に迫られた。そこで各チームからプロジェクトメンバーを招集。まずは社内で発生する業務の全体像を把握し、タスクを整理することで、システムを改善していくプロジェクトがはじまった。

組織が大きくなり業務が複雑化。
今がタスク整理の絶好のタイミング

金安: エフピオは2023年から、基本的に全員がすべての業務を担えるような体制にしていこうという方針に変わって、新しいシステムを使い始めました。だいたい1年が経過したところで、いろいろ課題が見えてきましたよね。

杉川: 以前は役所に提出した書類の、どの作業を、誰が、いつやったのか。データとして参照できるのはそれだけだったけど、シンプルがゆえにわかりやすかった。ベテランが多かったから経験則で対応できたこともあります。でも、新しい人が増えて、組織も大きくなっていくなかで、細かなチェック項目や確認作業が増えて、業務が複雑化してきましたね。

伊藤: 入力する箇所も多くなりました。作業で使うテンプレート（書式）も増えています。よく使うものは既にあるけど、ごくたまにしか発生しない手続きに関しては、新しくテンプレートを用意しないといけなくて、最初に着手した人が作成しています。

松井: 現状はまだそこまでバラバラになっていないですが、テンプレート一つとっても、作成する人によってカラーが出ます。タスクを洗い出していくなかで、今のタイミングでルールを統一化しておかないと、乱立状態になる懸念も見えましたね。

金安: 予測できる業務についてはあらかじめテンプレートをつくっておけば、経験が浅い人でも安心して作業が進められます。田中さんは入社したばかり（取材時は入社1ヶ月後）で、このプロジェクトに参加することになったけど、私たちが議論している現状の課題と改善点について、わかりやすく資料にまとめてくれて助かります。

田中: 入社したばかりで、正直「無茶振りでは？（笑）」と思ったのですが、異業界から転職してきた立場でこのプロジェクトに関わることで、業務全体を一気に把握できるので勉強になるし、やりがいも感じています。

業務量を把握し進捗管理ができれば
それぞれ最適な働き方ができる

金安: 私がこのプロジェクトを通して実現したいことは、リーダーとしてメンバーがどれくらいの業務量を持っていて、いま誰に負荷がかかっているのか、きちんと把握できる状態にすること。経験豊富な人に業務が集中しがちなところを、まだ経験していない人にも適切に配分することで、みんなにスキルアップして欲しいし、1年でどれくらい成長できたかを評価することにもつなげていきたい。

杉川: 事務担当のひとりとしては、わかりやすくタスク管理することで、何か作業をはじめるときに、手間がかからず、無駄がなく、抜けもれのない安心できる状態にしたいですね。

伊藤: テンプレート作成は最初に作成する人に負担がかかっていましたが、今後予測できるタスクからあらかじめテンプレートが用意されていれば、業務は大幅に効率化されると思います。

田中: まずはタスクを整理してシステムに反映することで、欲しいデータが取れる状態まで持って行くのが最初のステップ。そのうえで出てきたデータをどう集計して分析するか、そこまでができないと最終目標には辿り着かないので、自分はそこにも貢献して成果を出していきたいです。

松井: 私自身、異業種からのスタートだったからこそ感じることは、社労士業務は「間違えることができない」ということ。初めてこの仕事に関わる人にとっては、「これでいいのかな」という不安が常につきまといます。このプロジェクトで安心してタスク管理できる仕組みをつくれれば、個々の不安が解消されて、気持ちに余裕を持った状態で、能力を最大限に発揮できる仕事環境にしていけると思っています。

新しいことにもどんどんチャレンジ
したい人に向いている会社

金安: 田中さんは入社して間もないですが、働き始めてエフピオの印象は？

田中: 私がこのプロジェクトのメンバーになっていることが、エフピオを象徴していますよね。システムに関して業務経験があるということで、可能性を感じてもらい、社歴に関係なくチャンスをもらいました。責任の大きな仕事になりますが、やるからには全力でやろうと気合いが入っています。

松井: それは自分も同じ。社歴はまだ浅いけれど、もっと成長したいという意欲を汲んでくれてプロジェクトに参加しています。現状持っている力だけで仕事を割り振られないことは、エフピオの大きな特色だと思います。逆にいうと、新しいことへのチャレンジや、変化していくことを好まない人には向いていない会社とも言えます。

伊藤: みんな明るくて、前向き。やったことないけどチャレンジしてみるという姿勢を感じますね。

杉川: チャレンジする内容は人それぞれだけど、その人その人に合った仕事をしていくということは、昔から変わらない。だから個性的な人が集まってくるのかな。経歴はバラバラだけど、みんな意欲的なところは共通しています。

金安: 私は採用面接のときに聞くのは「自学自習を求めます」ということ。常に前向きにチャレンジできる人と働きたいし、そのためには最大限に人が活躍できる状態にしていくことも大事。その意味でも、適材適所で業務を配分する手助けとなるこのタスク整理プロジェクトを成功させたいです。

今後、どうなっていきたいか。
それぞれの思っていること

伊藤: プロジェクトが順調に稼働すれば、手続きにかかる時間が短縮されて、時間に余裕が生まれると思います。その時間を使って、さらに難しい手続きにも対応できるようにスキルを上げていきたいですね。

杉川: ひとりが全部の業務に対応する体制に変わって1年が経過するので、このタイミングでタスクを見直すことで翌年の業務の効率化が図れます。会社全体の業務が網羅できているシステムになれば、新しい人が入ったときにも、仕事が教えやすくなると思います。

田中: あえてスケールを大きくいうと、社内のDX化を進めたい。エフピオは電子手続きには対応していますが、デジタル化が充分できているかといえば、まだまだ改善の余地があると思っています。組織が大きくなっているからこそ起きてくる課題に、デジタル化で対応することで、企業としてもっと成長していく土台をつくりたいです。

松井: 自分はもともと前職で労務面の悩みを抱えている経営者の姿などを見てきたので、悩みを解決するサポートをしていきたい思いがベースにあります。このプロジェクトに関わり、業務の効率化を自分たちで実践した経験を得ることは、今後のお客様への提案にも役立つと思っています。

金安: メンバーが自分の成長を感じられる会社にすることを目指したい。責任ある仕事なのでどうしても失敗しないことばかりに気を遣いがちです。安心して業務に取り組める仕組みがあり、それぞれの業務量について正確に把握できる状態になれば、個々が成長するための仕事の機会が、もっとつくりやすくなるはず。そこに大きな期待をしています！