「先生！懲戒処分した従業員が、就業規則なんて見たことないから懲戒できないと反抗してきている」

「社長、就業規則は周知していましたか？誰でも自由に見られるようにしていましたか？」

　従業員、あるいは元従業員と会社が争いになったとき、しばしば就業規則の有効性が問題になります。就業規則は過去の判例から誰でも自由に閲覧できる状況にしておかなければ、効力を持ちません。つまり不良従業員を懲戒処分としたくても、根拠がないことになります。

　ここで社長が、就業規則を金庫に大事に保管していて自由に見せてないとなると、就業規則が社内周知されていないことになり、就業規則の効力がなかったことになります。また金庫は大げさだとしても、人事が閲覧を承認制にしているとか、普段自由に立ち入れない場所に設置してある場合には同様に有効性に疑問符が付きます。

・就業規則を労働基準監督署に届出しているから大丈夫という勘違い

就業規則を労働基準監督署に届け出ているのだから有効ではないか、と思う方もいるかもしれません。残念ながら、基本的に労働基準監督署の窓口では就業規則の作成届（変更届）を受け取るだけで従業員の過半数代表者の意見書が添付されていれば、受理するだけです。受付時に内容の適法性や有効性についての審査や判断をするわけではありません。（ただし、後日会社に臨検調査が行われた場合は、適法性をチェックされます）

・従業員が存在を知りながら見ていなかった

　それでは、就業規則が閲覧可能状態で社内周知されていたが、従業員が見ていなかった場合はどうなるでしょうか。この場合は、就業規則に内容を知っていたかどうか、個別に内容に同意したかどうかにかかわらず、就業規則の適用を受けます。

・就業規則が無効化されると基本的に会社は全面降伏しかない

　就業規則が有効であったか否かは、多くの場面に影響を与えます。例えば、固定式の残業手当（いわゆる定額残業代）の根拠が就業規則に記載されているような場合です。根拠である就業規則が周知されていないため、就業規則自体が無効化されてしまうと、定額残業代の計算根拠がなくなり、高額の残業代を支払うことになる可能性があります。労務トラブルに慣れた弁護士や労働組合なら初手で就業規則の有効性について指摘してくるでしょう。

労務トラブルを事前に防ぐ就業規則の作成

・就業規則の一般的な周知方法。デジタル式は注意点も

就業規則の周知方法は①見やすい場所に設置する　②書面で交付する　③デジタルデータ化（PDFファイルやWordファイル等）しイントラネットやクラウドサービスで公開する方法です。デジタルデータで閲覧可能にする際にご注意いただきたいことが、パートタイマーやアルバイトのように日常業務で社内ネットワークにアクセスしない人がいる場合の対応です。社内ネットワークにアクセスできない人向けに印刷した就業規則を手渡す等の対応が併せて必要になります。

・モデル労働条件通知書に記載が追加されました。

　厚生労働省は、モデル労働条件通知書を公表していますが、新しいモデル労働条件通知書では「就業規則を確認できる場所や方法」の欄が追加されました。これは新たに労働条件通知書に記載義務が生じたわけでありませんが、周知したことの証拠として有用性はあると思いますので記載をおすすめします。