】令和元年 浅山事務所の働き方改革の進捗報告

本年の既刊号にて、弊所浅山事務所での働き方改革を紹介しました。

年度のはじめには、テレビCM、ポスター等で盛んに「働き方改革」の文字が躍っていたものですが、師走を迎えた今、あまり目にする機会も少なくなってきたのは、気のせいでしょうか。。。

■浅山事務所の働き方改革の0(ゼロ):サーバ内の情報の整理整頓

◇紙の情報はサーバに保存

◇フォルダの階層構造、ファイル名を統一

引き続き、行っています。「紙での保存は必要以上に行わない」、を徹底して、サーバ内も「誰かが探すことを前提に」保存方法を考えています。

取引先様でもご紹介したところ、やはり、社内サーバ内の情報整理は、共通の悩みのようで、次にお伝えする属人化の解消とあわせて、取り組んでいく課題となっています。

■浅山事務所の働き方改革その1:脱俗人化 担当制にしていない

メールシステムをウェブで閲覧できるようにし、共有メールアドレス化したことにより、手続き関係の仕事の進捗が素早く行えるようになりました。

未処理/処理中/返信待ち/送信待ち(所内確認待ち)/所内回覧中 のステータス共有は、現在でも徹底するように、習慣づけるようにしています。時間帯ごとに確認の時間を設けて、未処理のステータスを無くすように、1日の中でもチェックを徹底しています。

■浅山事務所の働き方改革その2:ロボットの導入

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の運用も引き続き行っています。RPAのソフトを変更したり、担当者を増やしたり、試行錯誤をしながら、ロボットが担当できる業務が確実に増えています。人間は24時間働きマンはできませんが、RPAなら可能です。人間の活動できない時間にも活動し、単純作業を効率化すべく、日々担当者がロボット作成に勤しんでいます。

■浅山事務所の働き方改革その3:労働時間の管理

 労働時間の管理として、クラウド型の勤怠管理システムを導入しました。打刻の方法の徹底や、残業申請、休日出勤申請、年次有給休暇の申請等も1年間でだいぶ慣れてきました。申請する側も、申請を承認する側も、1年かけて成長したような気がします。紙で申請していたアナログシステムから、PCを介したデジタルシステムへの変更は、外出先からでも日々の出勤状況、退勤状況が確認できるので、事務所代表も費用対効果と使い勝手にとても満足しています。

さて、ここまでが、10月発行の既刊号でご報告しました、浅山事務所の働き方改革の現時点における進捗報告になります。

新しいチャレンジ

ここからは、浅山事務所での新しいチャレンジ、弊所内で活動している、部会のご報告です。浅山事務所では、先の4点の働き方改革と並行して、所員の一部で構成される部会が複数立ち上がり、12月現在、4部会が活動中です。浅山事務所で必要とされること、変えていくべきこと、問題点を主体的にとらえて、改善・実行していく部会となっています。すべての部会に代表がオブザーバーとして参加しています。

■ツール部会:浅山事務所の手続き業務、進捗管理業務で使用されている、様々なツールを将来に向かって、検討、統合、改良していくための部会です。ツールが乱立されている現状を打破すべく、日夜頭を悩ませながら活動しています。4名で構成されています。

■営業部会:浅山事務所の営業活動で必要とされるツールを将来に向かって、検討、改良していくための部会です。新規顧問先様、既存顧問先様に対して、よりよいご提案ができるよう模索しています。2名で構成されています。

■ヒヤリハット部会:「浅山事務所でのヒヤリハット案件を無くす」を活動目的としていた部会です。2名で構成されています。ミスが発生しそうになった事案を研究し、未然に防ぐ対策を考える、部会だったのですが、未然に防ぐためには事務所内のツールの運用と合わせて考えた方がよい、という活動報告から、前述のツール部会と合体しました。

■人材育成部会:「浅山事務所のキャリアパスを考える」「浅山事務所の作業標準を形にする」が活動目的の部会です。お客様に対して誰でもご満足していただける対応ができるよう、職員のスキルアップを目指しています。3名で構成されています。

■防災部会:千葉県は今年、不幸にも台風による風水害に見舞われてしまい、これを機に立ち上がった部会です。「浅山事務所の防災を考える」が活動目的の部会です。3名で構成されています。JRや地下鉄の計画運休があった場合に、浅山事務所の職員は、出勤・または退勤が可能かどうか、また、業務への影響を最小限にするため、BCP(中小企業の事業継続計画)を策定するべく、活動しています。前述のロボット(RPA:ロボティック・プロセス・オートメーション)の運用に最も積極的な部会です。

ともすれば、会社は指示する側、従業員は指示される側、という立ち位置になりがちですが、従業員が集まって会社という組織が構成されている以上、従業員とて主体的にかかわることが大事だと、浅山事務所では考えています。部会を通して、事務所の改善に関わっているという意識を持ちつつ、来年以降も活動を続けていきます。今後も、進捗報告と、このような事務所でのチャレンジもご報告させていただきます。

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