】今一度確認したいテレワーク規程の作り方

1月21日より千葉県全域でまん延防止県は、県民や事業者に外出自粛や在宅勤務など感染防止策を求め、全ての飲食店に営業時間短縮を要請しました。

在宅勤務も終わりと思っていたら再開が必要になった、あるいは今回はじめて在宅勤務を実施する必要があるという会社も増えているのはないでしょうか。

テレワークを進めるにあたって事前に検討しておいた方が良い点をご紹介させていただきます。

(1)テレワーク規程(在宅勤務規程)は必要か?

労働時間や労働条件が同じならば就業規則を改定しなくても対応できます。しかしながら実際のテレワークでは就業時間を変更したり、フレックスタイムを導入したり、通信費負担や通勤手当の変更など、そのままの就業規則と異なる取り決めを行うことがあります。その場合は、テレワーク規程を整備する必要があります。すぐに労働基準監督署へ届け出ることが難しいとしても労務管理の観点から社内周知は必ず行いましょう。

(2)テレワークタイプとしてどれを許可するか?

テレワークには在宅勤務以外にもいくつかのタイプが存在します。

①在宅勤務(自宅、自宅に準じる場所)

②サテライトオフィス(会社の所有の別拠点、他社との共同オフィスなど)

③モバイル勤務(モバイルWi-Fiを持ち出して①、②以外の場所) 今回のような感染防止策なら「在宅勤務」だけ認めればよいでしょう。

(3)誰を対象とし在宅勤務を許可するか?

全社員ができるなら理想的ですが、一部は出勤が必要となる状況が多いと思われます。一般的なテレワークの対象者の判断基準は次の通りです。

①テレワーク可能な業務かどうか ②対象者にテレワークできる業務スキル・ITスキルがあるか ③セキュリティ上対応可能か ④その他健康や家庭事情等(既往症の有無、子供の休校、高齢同居家族の有無等)などで線引きをする必要があります。

(4)テレワーク用の服務規律の検討

①使用できるパソコンは会社が貸与しているものだけであること

②情報を無断コピー、自宅にPCへ移さないこと、自前のUSBメモリなどに繋がないこと

③在宅勤務者は自宅以外で勤務しないこと

④機密情報を公的な場で出さないこと(車に放置しないこと)

⑤カフェやコンビニなどの公衆無線LANに接続しないこと

⑥業務報告、各種申請のルール

・・・等の約束をはっきりと周知しておく必要があります。 

(5)労働時間管理をどうするか?

労働時間の設定を通常と変更させるか検討が必要になります。

①通常通り始業終業を連絡させ、そのまま労働時間として計上する

②事業場外労働のみなし(所定時間働いたとみなす)

③事業場外労働のみなし(時間外労働も見越して予め労使協定を締結しておく)

④フレックスタイム制(労使協定が必要)

・・・等の 検討を行います。

その際に出退勤、時間外労働の申告をどうするか?という検討が必要になります。勤怠システムのWEB打刻システム、メール、チャット、電話などで取り決めを事前に取り決めておく必要があります。

 (6)費用負担管理をどうするか?

テレワーク中の経費負担や通勤手当を検討する必要があります。

①テレワークをした場合、通勤手当は満額出すのか日割り計算をするのか。日割り計算をする場合、どこで線引きを行うか。

②通信費用、光熱費、その他経費をどちら負担にするか。

国税庁は「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ(源泉所得税関係)」という質疑事例を公開しています。それによると在宅勤務に必要な経費の実費分については非課税での支給を認めています。しかし、例えば通信費をプライベートと業務に分ける計算は経理業務を煩雑にします。テレワーク対応で大変な総務・経理担当者により負担を大きくするのは得策ではありません。所得税は課税になってしまいますがテレワーク手当などで一律支給をして対応したほうがシンプルです。最終的には従業員の納得が得られるかが重要です。

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